Guía para elaborar un plan de contingencia de una empresa

Para asegurar la continuidad de la empresa, la gestión de riesgos es una parte vital y exige poner la atención y los recursos necesarios. Por eso, hemos creado una guía de cómo elaborar un plan de contingencia de una empresa, que ayudará a la empresa a hacer frente a las situaciones imprevistas.

A continuación, te contamos de qué trata exactamente este tipo de plan, para qué sirve y el paso a paso de cómo elaborarlo. Si tienes cualquier duda, recuerda que tienes a tu disposición a los profesionales de Euca para ayudarte.

¿Qué es un plan de contingencia de una empresa?

El plan de contingencia de una empresa consiste en agrupar las medidas que se plantean, a nivel estratégico, organizacional, operativo y de personal, en caso de que se presente una situación de contingencia que ponga en riesgo la continuidad de la empresa.

¿Para qué sirve un plan de contingencia?

  • Para analizar los puntos más débiles de la empresa en caso de una contingencia o una crisis.
  • Conocer las opciones en caso de que algo falle en la cadena de organización o de producción y qué se puede hacer para no interrumpir la actividad del negocio.
  • Establecer quiénes son los responsables que podrán tomar un rol de liderazgo cuando sea necesario para la empresa implementar estas medidas.
  • Dar certeza a los colaboradores, clientes e inversores sobre la continuidad de la empresa al mostrar que ya se tiene definidos los pasos a seguir que aseguran los intereses de todos los involucrados.
  • Reducir el impacto de los daños y el tiempo de respuesta, ya que el plan debe ser diseñado antes de las situaciones de urgencia que acompañan a cualquier crisis, por lo que los pasos deben ser medidos para que sean eficientes.

Cómo elaborar un plan de contingencia empresarial

Para elaborar un plan de contingencia empresarial se debe conocer a fondo la empresa, cómo funciona, de qué depende, sus puntos fuertes y también los débiles. Por este motivo, el plan de contingencia se debe llevar a cabo dentro de la auditoría de prevención de riesgos.

1. Identificar los recursos y capacidades clave de la empresa

Aunque todas los pasos del plan de contingencia son importantes, evaluar e identificar son los más importantes, pues aquí es donde se encuentran los elementos clave, desde los riesgos que son parte habitual de la empresa hasta los recursos con los que se cuenta para sobrellevar una crisis y continuar con sus actividades.

Con lo cual, se debe poner mucha atención:

  • A los escenarios de riesgo, desastres naturales, desabastecimiento de materias primas, fallos en las herramientas y sistemas que mantienen el buen funcionamiento de la empresa, crisis, entre otros.
  • Las actividades principales, es decir, lo que debe mantenerse en funcionamiento y en operación para cumplir con los compromisos de clientes, proveedores, inversores y colaboradores.
  • Los recursos necesarios y existentes, hacer un inventario de las herramientas, personal, recursos financieros y estrategias con las que cuenta la empresa, de esta forma se podrá tener una idea de lo que se carece. Después de esto se debe comenzar a buscar lo que hace falta para cuando sea necesario aplicar el plan de contingencia.
  • Las personas que deberán ser responsables, conocer qué equipos son los ideales para dirigir los esfuerzos del plan de contingencia, y a su vez, toda esa gente estará preparada con anticipación.

2. Planificar

Una vez hecha la evaluación, permitirá a la empresa entender lo que necesita y los recursos que aún no tiene, con el fin de garantizar su continuidad durante una crisis o emergencia.

Ahora es momento de pensar en las acciones que se deberán llevar a cabo al presentarse una situación de emergencia. Hay que recordar que el objetivo principal de la planificación es encontrar cómo minimizar el daño que podría sufrir la empresa, por lo que recomendamos crear acciones eficientes que deberán aplicarse durante, al menos, tres meses seguidos.

3. Garantizar su viabilidad

Para cumplir con el paso anterior, la empresa deberá contar con un fondo que se adapte a ese momento, definir los responsables que se encarguen de llevar a cabo la estrategia y los materiales y herramientas que cubran la actividad principal de la empresa o negocio. De nada sirve elaborar un gran plan de contingencia si no hay forma de llevarlo a cabo.

4. Compartir con los todos los actores

Tanto los directivos como las personas consideradas para tomar decisiones durante una contingencia deben estar al tanto de este plan, para que conozcan lo que se espera de ellos. Además, es una buena oportunidad de conocer la retroalimentación de los equipos y personal que estará de cerca en la toma de decisiones y ejecución de las medidas contempladas, pues podrían aportar ajustes o actualizaciones que no se consideraron en un principio.

5. Revisar y actualizar

Para finalizar, cabe recordar que un plan de contingencia debe revisarse de manera continua, aunque ya se tenga una estrategia definida, debido a que cualquier cambio en la operación, administración y atención de la empresa requerirá un ajuste en el resto de sus actividades y, por lo tanto, de sus riesgos.

Qué debe incluir un plan de contingencia

A continuación mostramos la estructura que debe tener un plan de contingencia:

  1. Recursos y capacidades clave de la empresa. Se refiere a aquello que debe preservarse en la empresa para asegurar su continuidad, por ejemplo: instalaciones, puestos de trabajo hasta herramientas informáticas.
  2. Riesgos y amenazas. Todo lo que es probable que impacte negativamente en sus principales funciones, como desastres naturales, accidentes en las instalaciones, escasez de materia prima, proveedores principales y crisis, etcétera.
  3. Listado de contingencias. Aquí se explicarán la forma en que esas amenazas se convierten en contingencias.
  4. Análisis de su impacto. Una visión clara de cómo la cadena de valor podría deteriorarse, de menor a mayor, si no se actúa de manera eficiente y rápida.
  5. Medidas a tomar. Se refiere a las acciones que hacen del plan de contingencia una gran herramienta para aminorar daños en la empresa a causa de una crisis.
  6. Recursos. Son los recursos financieros, materiales, humanos y de organización con los que la empresa cuenta para afrontar las contingencias previstas.
  7. Protocolos y responsables. La empresa debe definir claramente qué hacer y quién tiene que hacerlo, deben ser procesos claros para todos los involucrados.
  8. Transición a la normalidad. Se refiere a que debe incluirse una línea de tiempo que considere una fecha aproximada para la reanudación de la rutina anterior a la contingencia, y la manera en que se iniciará la recuperación de actividades pospuestas.

Si estás pensando en realizar un plan de prevención de riesgos laborales que incluya un plan de contingencia para tu empresa, no dudes en contactarnos: nuestros expertos te lo pondrán muy fácil.

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